Conformité

Chez Sika, une organisation matricielle administre le système de gestion de la conformité de Sika. Le Head Corporate HR and Compliance dirige à la fois la fonction HR et la fonction Compliance. Cinq responsables de la conformité à plein temps aident à coordonner les initiatives de conformité à l'échelle du groupe.

Selon le sujet de conformité concerné, l'équipe Corporate Compliance est appuyée par les responsables RH régionaux, ou par plus d'une douzaine de collaborateurs juridiques ou de contrôle de gestion qui agissent en tant que responsables de la conformité à temps partiel. Ensemble, ils représentent l'organisation de conformité mondiale interfonctionnelle de Sika, qui vise entre autres à prévenir les incidents de corruption et de concurrence déloyale au moyen de l'élaboration de politiques, de formations pertinentes, d'audits périodiques, d'enquêtes ad hoc, ainsi que de mesures disciplinaires et d'amélioration ciblées.

La conformité d'entreprise et l'audit interne collaborent étroitement dans leurs efforts pour détecter les pots-de-vin, la concurrence déloyale ou la fraude. La conformité d'entreprise coordonne généralement les enquêtes concernant ces questions.

Tous les signalements de corruption, de concurrence déloyale ou de fraude doivent être transmis au responsable de la conformité du groupe, quelle que soit la personne qui les signale ou le lieu où ils se sont produits. En outre, l'audit interne peut identifier des pratiques frauduleuses ou corrompues lors d'un audit régulier. Si tel est le cas, l'Audit Interne informe également la Conformité d'Entreprise et le Responsable de la Conformité du Groupe, qui enregistre à son tour les incidents de corruption, de concurrence déloyale ou de fraude détectés par l'IA dans le système d'enregistrement des cas du Groupe et émet des recommandations de sanction et d'amélioration à la hiérarchie concernée.

La conformité d'entreprise, et plus particulièrement le responsable de la conformité du groupe, signale régulièrement les cas avérés de corruption, de concurrence déloyale et de fraude au comité d'audit du conseil d'administration, à la direction du groupe et aux auditeurs externes, les informant également des causes profondes identifiées et des mesures correctives. mesures que la hiérarchie concernée a mises en place.

Le système de gestion de la conformité de Sika repose sur un cycle de vie de trois activités essentielles étroitement liées : Prévenir – Détecter – Répondre et Ajuster. Dans le cadre de la détection des manquements à la conformité,le Corporate HR & Compliance a développé les pierres angulaires nécessaires à la construction d'un programme d'audit de conformité.

En étroite collaboration avec d'autres fonctions d'assurance au niveau du Groupe, y compris l'audit interne, le juridique, les finances, les opérations, la qualité, l'environnement, la santé et la sécurité), les achats et la recherche et le développement (R&D), la Corporate HR & Compliance a conçu et lancé un questionnaire « Compliance Self-Assessment » pour les Directeurs Généraux (DG). Le questionnaire visait à identifier les « risques élevés » et les « entités cibles » pour des audits de conformité ciblés ; surveiller la mise en œuvre locale des exigences de conformité dans toutes les entités Sika ; et en s'alignant étroitement sur les fonctions d'assurance susmentionnées et leurs activités d'audit.

En 2021, Sika a renforcé sa diligence raisonnable et sa surveillance par des tiers au niveau mondial avec le déploiement d'un code de conduite des fournisseurs révisé. Sika met en œuvre sa forte position anti-corruption sur l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement. Le Code de conduite des fournisseurs interdit tout acte de pot-de-vin ou de corruption, tout en précisant que de tels actes, s'ils sont identifiés, entraîneront la résiliation immédiate de la coopération.

Chaque fournisseur est tenu de s'engager à respecter le code de conduite des fournisseurs de Sika ou de démontrer qu'il a mis en place des règles internes similaires, reflétant une politique de tolérance zéro en matière de pots-de-vin ou de corruption. Les fournisseurs sont tenus de mettre en place des systèmes qui garantissent l'instruction, la formation et l'audit appropriés de leur personnel et de leurs sous-traitants afin de garantir la conformité aux exigences anti-corruption de Sika sur l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement. Les achats d'entreprise examinent régulièrement les performances des fournisseurs, vérifiant ainsi si les partenaires commerciaux de Sika se conforment effectivement aux exigences anti-corruption strictes du Groupe. En outre, les fournisseurs sont tenus d'informer immédiatement Sika de toute violation connue de son code de conduite des fournisseurs.

Sika enquête sur les cas de corruption signalés sur la base d'un processus de réponse aux incidents définis. Les cas confirmés entraînent généralement des sanctions contre les employés impliqués et d'autres mesures correctives jugées nécessaires et appropriées pour renforcer le système de gestion de la conformité de Sika. Le service Compliance garde une trace de tous les cas examinés et signale les cas étayés à la direction du groupe, au comité d'audit du conseil d'administration et aux auditeurs externes.